Thật tuyệt vời khi bạn đang có ý định mở quán cà phê. Đây là loại hình kinh doanh mang lại nhiều lợi nhuận. Thế nhưng để giảm thiểu tối đa rủi ro về tài chính, bạn cần có chiến lược kinh doanh rõ ràng. Trong đó, phần ước tính cụ thể chi phí mở quán cafe là vô vùng quan trọng. Bạn cần nắm rõ các khoản cần chi, xác định cần đầu tư bao nhiêu vốn và xoay nguồn vốn từ đâu. Tùy quy mô quán mà cần chi phí nhiều hay ít. Ở đây chúng tôi liệt kê các khoản chi tiêu giúp bạn hình dung. Tất cả các câu hỏi đó được chúng tôi giúp bạn giải đáp trong bài viết sau đây. 

Chi phí mặt bằng mở quán cà phê

Các khoản chi phí cho mặt bằng thuê kinh doanh, bạn cần phải liên hệ với chủ nhà và hai bên thương lượng để đạt được mức giá phù hợp nhất. Thông thường, các quán cafe sẽ thuê mặt bằng 1 năm.

Bên cạnh đó là chi phí lắp đặt điện nước, quầy thu ngân, quầy pha chế. Nhằm  thu hút khách hàng, các ông/bà chủ đều chủ động thiết kế, sơn sửa trang trí quán theo đúng phong cách của người chủ. Bên cạnh đó là hệ thống biển hiệu, trang trí cũng là yếu tố đáng kể trong chi phí mở quán cafe của các ông/bà chủ.

Chi phí đăng ký kinh doanh quán cafe và thuế

Trước khi mở quán cafe, bạn phải xin được giấy đăng ký kinh doanh. Chỉ khi có được giấy phép này bạn mới được hành nghề và quán mới được phép hoạt động.

Thường mức chi phí đăng ký kinh doanh và đóng thuế hàng tháng phụ thuộc khá lớn vào quy mô quán cà phê của bạn. Hơn nữa mức thuế phí còn phụ thuộc vào địa điểm mà bạn mở quán. Vì vậy, bạn cần tìm hiểu cụ thể để biết mức thế phí là bao nhiêu nhé. 

Vốn đầu tư cho thiết kế và trang trí nội thất

Đầu tư mô hình kinh doanh cafe tùy vào mô hình mà bạn dự định thực hiện mà mức vốn đầu tư cho thiết kế và và trang trí nội thất sẽ khác nhau. Với những quán cafe được thiết kế theo kiểu bình dân thì chỉ cần lên thiết kế đơn giản và tạo được không gian phù hợp. Nhằm tạo sự thoải mái cho khách hàng thưởng thức cafe là được.

Đối với những quán cafe sang trọng, thì mức giá cho việc thiết kế và nội thất sẽ cao hơn. Bạn cần nghiên cứu kỹ mô hình quán cà phê và phong cách trang trí để chọn nội thất cho phù hợp. Bên cạnh đó, bạn cần khảo sát thị trường và liệt kê sơ bộ mức chi phí cần thiết cho hạng mục này.

Chi phí thiết bị, dụng cụ pha chế cafe

Trang thiết bị, dụng cụ pha cafe là các yếu tố quan trọng trong việc mở quán cafe. Bạn sẽ cần phải bỏ ra một số tiền cần thiết để chi vào việc mua các trang thiết bị: quạt thông gió, quầy pha chế, hệ thống điện nước, cốc, chén. Bên cạnh đó, bạn cũng không được quên mua các dụng cụ pha chế máy xay, phin pha cafe, bình nước nóng, lạnh…

Để duy trì việc sử dụng được lâu dài. Bạn nên dành ra một khoản chi phí phù hợp để mua các trang thiết bị, dụng cụ chất lượng. Khi đó, chất lượng đồ uống của bạn sẽ được đảm bảo và bạn sẽ không phải tốn tiền để lo việc sửa chữa khi máy hỏng thường xuyên.

Chi phí mua nguyên vật liệu pha cafe

Quán cafe khi đã đi vào hoạt động thì chi phí lớn nhất sẽ là nguyên vật liệu pha cafe. Bạn sẽ phải chuẩn bị cafe rang xay, nước ngọt, sữa tươi, các loại trái cây hoa quả tươi… Khoản tiền này dự tính sẽ ảnh hưởng khá lớn đến chi phí mở quán cafe.

Nguyên liệu có tốt mới giữ được khách hàng. Bạn nên quan tâm đầu tư vào chất lượng đồ uống của quán bởi đây cũng là yếu tố quyết định sự thành công của quán. Nếu đồ uống ngon, không gian có thoải máu, phục vụ nhiệt tình thì chắc chắn quán của bạn sẽ thu hút được đông đảo khách hàng.

Cần lấy chất lượng để gây dựng niềm tin nơi khách hàng. Đừng ngại bỏ ra một khoản tiền có thể lớn hơn một chút so với các loại nguyên liệu rẻ mà không rõ nguồn gốc. Nếu muốn duy trì quán thì chất lượng đồ uống chính là thước đo làm nên thương hiệu của quán cafe của bạn.

Chi phí khai trương quán

Chi phí khai trương quán là một yếu tố mà bạn nên lưu ý khi có ý định mở quán. Nếu bạn mở quán cà phê nhỏ, bình dân quy mô khai trương quán của bạn cũng nên gói gọn trong khuôn khổ bạn bè, người thân, những người có khả năng là khách hàng thân thuộc. Lúc này chi phí khai trường sẽ không lớn lắm.

Nếu muốn tạo dấu ấn cho khách hàng, bạn cần tổ chức khai trương lớn. Khi đó, bạn sẽ cần phải chuẩn bị việc sân khấu, trang trí và các hoạt động văn nghệ trong lễ khai trương. Vì vậy chi phí cho hoạt động khai trương quán cafe sẽ cao hơn. Bạn cần phải cân nhắc và lưu ý tới vấn đề này trong khoản chi phí mở quán cafe.

Chi phí thuê nhân viên 

Bạn cần phải cân nhắc về số tiền mà bạn sẽ phải bỏ ra hàng tháng để chi trả cho nhân viên phục vụ, pha chế, bảo vệ và thu ngân.. Số tiền như vậy sẽ chiếm một phần khá lớn trong tổng chi phí mà bạn nên thực hiện.

Đây là các khoản phí luôn có sự biến động. Vì thế, bạn cần phải lường trước để có sự chủ động hơn trong việc chi trả tiền lương, thưởng cho nhân viên. Một điểm cần lưu ý, khi quán cà phê của bạn mới đi vào hoạt động có thể chưa có nguồn khách hàng ổn định. Vì vậy bạn cần dự trù chi phí trả lương cho nhân viên trong 2-3 tháng đầu.

Chi phí marketing cho quán cà phê

Marketing là tất cả các hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu tiếp thị sản phẩm và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Đồng thời, xây dựng và phát triển thương hiệu.

Marketing quán cafe đồng nghĩa với việc truyền thông, quảng bá hình ảnh của quán tới đông đảo đối tượng khách hàng nhằm tạo sự tương tác giữa quán cafe và đa dạng đối tượng khách hàng.

Chi phí marketing được cho là khá cao. Vì thế, bạn cần phải định hướng rõ và cụ thể về dịch vụ, đối tượng khách và mục tiêu quảng bá tới khách hàng. Tuy nhiên, nếu quán cafe của bạn nhỏ hoặc đánh vào đối tượng khách hàng nhất định thì marketing online là lựa chọn hoàn hảo với mức phí tiết kiệm nhưng vẫn đủ để tạo sự tương tác với khách hàng.

Chi phí duy trì quán

Ngoài khoản đầu tư ban đầu, bạn cũng sẽ cần phải có một khoản chi phí để đảm bảo duy trì quán cho tới khi sinh lời. Đây là khoản chi phí khá quan trọng vì trong những tháng đầu tiên quán có thể chưa có thu nhập ổn định.  Vì vậy, bạn cần phải chuẩn bị một khoản chi phí ổn định để duy trì quán trong 3 tháng.

Đây là khoản chi phí “để dành” phòng trừ những trường hợp bất trắc có thể xảy ra. Dù trong bất kỳ vấn đề nào bạn cũng có thể xử lý với số vốn này. Cho tới khi quán đi vào hoạt động ổn định.

Dự trù chi phí phát sinh

Khi mở quán cafe, bạn sẽ có rất nhiều khoản phát sinh. Mặc dù bạn đã chuẩn bị, tính toán kỹ lưỡng mà bạn không thể lường trước được như: may đồng phục, thiết bị hỏng hóc… Bạn cần phải chú ý để dư một số tiền để đề phòng những trường hợp cần thiết. 

Các khoản phí phát sinh hàng tháng thường không dự tính được. Bởi nó sẽ thay đổi theo từng thời điểm cụ thể. Phụ thuộc vào sự biến động của thị trường. Vì vậy, bạn cần phải chủ động để ra một khoản tiền để dành cho việc giải quyết những vấn đề có thể xảy ra.

Các bước lập bảng chi phí mở quán cafe

Sau khi liệt kê 10 khoản chi phí để mở quán cà phê bạn sẽ tiến hành lập bảng dự toán chi phí mở quán cafe để tính được vốn cần đầu tư là bao nhiêu. Các bước để lập chi phí chính xác nhất được chúng tôi giới thiệu sau đây.

Lên danh sách các khoản chi

Dựa trên quy mô quán cà phê của bạn như: Bạn sẽ thuê mặt bằng kinh doanh lớn hay nhỏ? Bạn sẽ dự định sắm trang thiết bị gì? Bạn sẽ chủ động thuê bao nhiêu nhân viên? Các vấn đề này sẽ ảnh hưởng lớn đến số vốn khởi nghiệp của bạn.

Tất cả các hoạt động kinh doanh sau này sẽ ảnh hưởng phần lớn vào định hướng ban đầu của bạn. Đây cũng là lý do vì sao bạn nên lập kế hoạch kinh doanh trước. Nó sẽ giúp bạn xác định được mình phải làm gì và có những cách điều chỉnh cho phù hợp.
 

Khảo sát, tìm kiếm thông tin về giá thị trường

Sau khi lập xong danh sách, bạn phải khảo sát thị trường và tìm kiếm thông tin. Khi đó, bạn sẽ biết chính xác xem mình sẽ phải chuẩn bị số vốn bao nhiêu cho mỗi mục cần phải chi trong danh sách chi phí mở quán cafe.

Khi tiến hành khảo sát, bạn chú ý cân nhắc về mức giá trên cùng một sản phẩm. Bên cạnh đó là chất lượng của thiết bị cần thiết để tìm mua được các sản phẩm cần dùng trong quán cafe chất lượng, giá thành phải chăng.

Tính toán, cân đối chi phí mở quán cafe

Sau khi đã lập kế hoạch và khảo sát cụ thể. Bạn cần phải tính toán chính xác và khéo léo cho mỗi mục chi phí. Khi đó, bạn có thể đưa số tiền vào mỗi mục của danh sách. Sau đó, cân đối chi phí và cộng tổng lại. Khi đó, bạn sẽ ước chừng được các khoản chi phí cho việc mở quán cafe cụ thể.

Việc tính toán các khoản phí cần có trong việc mở quán là việc vô cùng quan trọng mà bất cứ ông/bà chủ nào cũng cần phải cân nhắc, tính toán kỹ càng. Chỉ khi có sự chuẩn bị chu đáo, kỹ càng và chắc chắn bạn mới có thể thực hiện theo đúng lộ trình và không bị động trước những thay đổi bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của quán.

Chi phí để mở quán cafe không phải là nhỏ. Chính vì vậy, mà chúng ta cần phải đầu tư đúng cách. Chú ý trong việc cân nhắc và tìm hiểu kỹ về vấn đề tài chính trước khi bắt đầu kinh doanh cafe. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp sẽ giúp bạn có được những định hướng cụ thể trước khi bắt đầu với việc kinh doanh cafe.

Kevin Tran